Entre: LEX INTELLECTA S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 900.624.527-2, con domicilio en Bogotá D.C., Carrera 22 #120-12 Apto 502 (en adelante "La Plataforma")
Y: La ENTIDAD VIGILADA que se adhiere al presente contrato mediante firma electrónica o aceptación en línea (en adelante "EL CLIENTE").
Condición esencial: Este es un contrato por adhesión en los términos del artículo 42 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor). EL CLIENTE acepta en su totalidad y sin reservas todas las cláusulas aquí contenidas, incluyendo los estándares reforzados de cumplimiento, seguridad y confidencialidad exigibles a las entidades sujetas a inspección y vigilancia del Estado colombiano.
La Plataforma se obliga a proporcionar a EL CLIENTE, durante el plazo de un (1) año contado desde la fecha de activación del servicio, el acceso al Plan Entidades Vigiladas, que comprende servicios legales y tecnológicos con altos estándares de cumplimiento, seguridad de la información y confidencialidad reforzada, adaptados a los requisitos de las entidades sujetas a inspección y vigilancia por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de la Economía Solidaria u otras autoridades de control.
Los detalles de cobertura, número de consultas, tiempos de respuesta, protocolos de seguridad y alcance de la representación legal se establecen en los Términos y Condiciones Especiales para Entidades Vigiladas publicados en www.lexintellecta.com/terminos-entidades-vigiladas, los cuales se incorporan al presente contrato por referencia. La Plataforma entregará copia descargable de dichos Términos al momento de la suscripción.
EL CLIENTE declara bajo la gravedad del juramento, con pleno conocimiento de las consecuencias legales de la falsedad en documento privado (artículo 289 del Código Penal colombiano), que:
2.1. Es una entidad sujeta a inspección y vigilancia por parte de una o varias autoridades de control del Estado colombiano, y conoce las obligaciones legales y regulatorias que ello conlleva.
2.2. No se encuentra en causal de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para contratar con La Plataforma conforme a las normas del derecho privado, ni está incursa en procesos sancionatorios que comprometan su capacidad de cumplir las obligaciones aquí pactadas.
2.3. Conoce y acepta que los servicios contratados no sustituyen el cumplimiento de sus obligaciones legales directas frente a los organismos de control, ni la eximen de contar con la asesoría legal y los órganos de control interno que la normativa sectorial le exija (revisoría fiscal, oficial de cumplimiento, defensor del consumidor financiero, entre otros).
2.4. Mantiene vigentes sus propios programas de cumplimiento y gestión de riesgos, incluyendo —cuando aplique— el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT / SIPLAFT) conforme a la Circular Externa 100-000016 de 2020 de la Superintendencia Financiera de Colombia, la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, o las normas equivalentes de la autoridad que la supervise.
2.5. Acepta los protocolos de seguridad, auditoría y reporte que La Plataforma implemente para dar cumplimiento a las exigencias de las autoridades de control y para la prevención de actividades ilícitas a través de los servicios contratados.
3.1. El contrato tiene una duración de un (1) año, contado desde la fecha de activación del servicio. La activación se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago del primer año y a la validación de los datos de EL CLIENTE y de su condición de entidad vigilada.
3.2. Al vencimiento del plazo inicial, el contrato se renovará automáticamente por períodos anuales sucesivos, salvo que EL CLIENTE manifieste por escrito su voluntad de no renovar con al menos treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de vencimiento. La manifestación deberá enviarse desde la dirección de correo electrónico registrada por EL CLIENTE para asuntos de cumplimiento.
4.1. Precio y forma de pago: EL CLIENTE pagará por adelantado el valor anual del Plan Entidades Vigiladas, más el IVA a la tarifa vigente. El pago se realizará a través de la pasarela de pagos designada por La Plataforma o mediante transferencia bancaria a la cuenta que La Plataforma indique por escrito.
4.2. Facturación electrónica: La Plataforma emitirá factura electrónica con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y las resoluciones vigentes de la DIAN. EL CLIENTE acepta la factura electrónica como título valor y como soporte para todos los efectos contables, tributarios y regulatorios.
4.3. Pago de renovaciones: Al inicio de cada período anual de renovación, La Plataforma cargará automáticamente el precio vigente al método de pago registrado por EL CLIENTE. EL CLIENTE autoriza expresamente estos cargos periódicos y se obliga a mantener actualizada la información de su método de pago.
4.4. Precios para renovaciones: Los precios aplicables a cada período de renovación serán los publicados en el sitio web de La Plataforma al momento de la facturación. La Plataforma notificará cualquier modificación del precio con al menos cuarenta y cinco (45) días calendario de antelación a la fecha de renovación. Si EL CLIENTE no está de acuerdo con el nuevo precio, podrá ejercer su derecho a no renovar conforme a la Cláusula 3.
5.1. EL CLIENTE acepta expresamente que no podrá cancelar este contrato antes del vencimiento del período anual pagado. Esta condición es esencial para la viabilidad del modelo de La Plataforma y para mantener los estándares de seguridad y cumplimiento ofrecidos a todas las entidades vigiladas que forman parte del ecosistema.
5.2. En consecuencia:
5.3. EL CLIENTE reconoce que su condición de entidad vigilada no le otorga un derecho especial de desistimiento distinto del previsto en la Cláusula 6, y que acepta esta limitación libre e informadamente, con pleno conocimiento de que fue condición determinante para la fijación del precio y de los estándares de servicio ofrecidos.
En cumplimiento del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, EL CLIENTE podrá ejercer su derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de activación del servicio. En tal caso, La Plataforma reembolsará el valor pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, previa deducción proporcional de los servicios efectivamente prestados hasta la fecha de la solicitud. Este derecho no aplica cuando EL CLIENTE haya hecho uso sustancial de los servicios durante el período de retracto.
La Plataforma se obliga a:
7.1. Prestar los servicios contratados conforme a los más altos estándares de diligencia y cuidado profesional, en línea con las expectativas de una entidad sometida a inspección y vigilancia estatal.
7.2. Mantener políticas de seguridad de la información alineadas con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y los lineamientos que en materia de seguridad digital emitan las autoridades de control competentes, incluyendo los referentes internacionales aplicables al sector de EL CLIENTE.
7.3. Someterse, cuando sea requerido por EL CLIENTE o por la autoridad de control, a auditorías externas de seguridad, cumplimiento y calidad del servicio, en la medida necesaria para que EL CLIENTE pueda atender sus propias obligaciones regulatorias. El costo de dichas auditorías será asumido por quien las solicite, salvo que la autoridad de control disponga lo contrario o que las partes acuerden otra distribución.
7.4. Reportar de manera inmediata a EL CLIENTE, y a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su detección, cualquier violación de seguridad, filtración de información, incidente tecnológico o acceso no autorizado que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos de EL CLIENTE, de sus afiliados, asegurados o beneficiarios. El reporte incluirá la descripción del incidente, las medidas adoptadas y el plan de remediación.
7.5. Designar un interlocutor dedicado (oficial de cuenta) para atender las solicitudes de EL CLIENTE en materia de cumplimiento, seguridad y aspectos regulatorios.
7.6. Mantener la confidencialidad reforzada de la información de EL CLIENTE en los términos de la Cláusula 10.
7.7. Tratar los datos personales y datos sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las circulares aplicables de la Superintendencia Financiera de Colombia y las instrucciones que imparta la autoridad de control de EL CLIENTE, y en los términos de la Cláusula 11.
EL CLIENTE se obliga a:
8.1. Proporcionar información veraz, completa y oportunamente actualizada sobre su condición de entidad vigilada, incluyendo la identificación de las autoridades de control que la supervisan y el régimen normativo que le es aplicable.
8.2. Notificar a La Plataforma, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, cualquier cambio en su régimen de supervisión (designación de nuevas autoridades de control, imposición de medidas cautelares, apertura de procesos sancionatorios, pérdida o suspensión de la personería jurídica, toma de posesión para liquidación, etc.).
8.3. Abstenerse de utilizar los servicios de La Plataforma para fines que contravengan las normas de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo o cualquier otra regulación aplicable a las entidades vigiladas.
8.4. Mantener sus propios programas de cumplimiento y gestión de riesgos (SAGRILAFT, SIPLAFT, SARLAFT, SAC, SARO, etc.) activos y vigentes, sin que los servicios de La Plataforma los sustituyan ni exoneren a EL CLIENTE de responsabilidad frente a los organismos de control.
8.5. Responder por el uso que sus funcionarios, contratistas o beneficiarios autorizados hagan de los servicios, y adoptar las medidas internas necesarias para prevenir accesos no autorizados, incluyendo autenticación de doble factor y políticas de contraseñas robustas.
8.6. Cooperar con La Plataforma en la atención de requerimientos de las autoridades de control que involucren los servicios prestados, suministrando la información y documentación que sea necesaria dentro de los plazos que La Plataforma le indique.
8.7. Pagar oportunamente el valor anual correspondiente.
9.1. Toda la plataforma digital, los algoritmos, los contenidos legales automatizados, los formatos de documentos, los reportes, la marca LEX INTELLECTA, los logotipos, los manuales, las metodologías, los cursos y cualquier otro recurso de propiedad intelectual utilizado para la prestación de los servicios son propiedad exclusiva de La Plataforma o de sus licenciantes.
9.2. EL CLIENTE recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y por el término de vigencia del contrato para acceder a los servicios contratados. EL CLIENTE no podrá:
9.3. La información legal genérica (leyes, jurisprudencia, doctrina) no es propiedad exclusiva de La Plataforma, pero la selección, organización, sistematización y presentación de dicha información constituye una base de datos protegida por el artículo 6 del Decreto 1360 de 1989 y la Decisión Andina 351 de 1993.
9.4. Las sugerencias o retroalimentación que EL CLIENTE proponga a La Plataforma podrán ser adoptadas sin compensación adicional para EL CLIENTE.
10.1. Información protegida: La Plataforma se obliga a mantener estricta confidencialidad sobre toda la información que EL CLIENTE le revele con motivo de la prestación de los servicios, incluyendo de manera enunciativa pero no limitativa:
10.2. Vigencia de la obligación: La obligación de confidencialidad subsiste indefinidamente después de terminado el contrato por cualquier causa.
10.3. Exclusiones: No estarán sujetas a confidencialidad las informaciones que:
10.4. Medidas de protección: La Plataforma limitará el acceso a la información confidencial exclusivamente al personal que necesite conocerla para la prestación del servicio y exigirá a dicho personal acuerdos de confidencialidad con cláusulas de no divulgación perpetua. La Plataforma mantendrá un registro actualizado de las personas autorizadas a acceder a la información confidencial de cada entidad vigilada y lo pondrá a disposición de EL CLIENTE cuando este lo solicite.
10.5. Violación de la confidencialidad: En caso de violación por parte de La Plataforma, EL CLIENTE podrá reclamar los daños y perjuicios directamente ocasionados, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar conforme a la Ley 1273 de 2009 y demás normas aplicables.
10.6. Retención limitada: La Plataforma no conservará información confidencial de EL CLIENTE por más tiempo del necesario para la prestación del servicio, salvo que una norma legal o regulatoria exija su conservación. Durante el período de retención obligatoria se aplicarán las mismas medidas de seguridad que durante la vigencia del contrato.
11.1. Definición y finalidad: Los datos personales y datos sensibles (salud, biometría, origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas, vida sexual, entre otros definidos en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) que EL CLIENTE proporcione a La Plataforma serán tratados exclusivamente para:
11.2. Base de legitimación: El tratamiento de datos personales se fundamenta en (i) la ejecución del contrato (artículo 10 literal c) de la Ley 1581), (ii) el interés legítimo de La Plataforma, y (iii) el consentimiento de EL CLIENTE respecto de los datos de sus empleados y beneficiarios. Para datos sensibles, se requerirá consentimiento previo, expreso e informado de cada titular, o mecanismos de anonimización que impidan la identificación del titular, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
11.3. Responsabilidad de EL CLIENTE: EL CLIENTE declara y garantiza que:
11.4. Deberes de La Plataforma como encargado: La Plataforma:
11.5. Transferencia internacional de datos: La Plataforma utiliza infraestructura tecnológica que puede residir en servidores ubicados fuera de Colombia. EL CLIENTE autoriza la transferencia internacional de datos, siempre que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección o se implementen cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
11.6. Registro de bases de datos: La Plataforma mantendrá actualizado su registro de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio y permitirá a EL CLIENTE verificar este cumplimiento.
11.7. Derechos de los titulares: Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria del consentimiento dirigiéndose a protecciondedatos@lexintellecta.com.
12.1. La Plataforma se reserva el derecho de realizar auditorías internas de cumplimiento sobre el uso que EL CLIENTE haga de los servicios, previa notificación con al menos diez (10) días hábiles de antelación y sin afectar la operación normal de EL CLIENTE.
12.2. EL CLIENTE se obliga a colaborar de buena fe con las auditorías que las autoridades de control realicen sobre La Plataforma en relación con los servicios prestados, en la medida en que dicha colaboración sea compatible con sus propias obligaciones legales.
12.3. La Plataforma podrá entregar a las autoridades de control información sobre el cumplimiento del contrato, estadísticas de uso anonimizadas y cualquier otro dato requerido por mandato legal, notificando previamente a EL CLIENTE cuando la ley lo permita.
La Plataforma podrá modificar los Términos y Condiciones Especiales, los alcances, las coberturas y los precios para renovaciones, notificando a EL CLIENTE con al menos cuarenta y cinco (45) días calendario de antelación a la fecha de renovación. Si EL CLIENTE no está de acuerdo con las nuevas condiciones, podrá ejercer su derecho a no renovar conforme a la Cláusula 3.
14.1. La Plataforma podrá terminar este contrato de manera anticipada, sin derecho a reembolso alguno para EL CLIENTE, en los siguientes casos:
14.2. En caso de terminación por cualquiera de estas causas, EL CLIENTE perderá el acceso inmediato a los servicios y no tendrá derecho a reembolso. La Plataforma podrá notificar a la autoridad de control competente cuando la terminación obedezca a actividades ilícitas de EL CLIENTE.
Si EL CLIENTE entra en proceso de liquidación voluntaria, liquidación forzosa administrativa, concurso de acreedores, toma de posesión para liquidar, disolución o simplemente cesa sus operaciones sin pagar las renovaciones, La Plataforma no estará obligada a reembolsar suma alguna por el período ya pagado. Las renovaciones futuras dejarán de facturarse y el servicio se suspenderá al vencimiento del período pagado. La Plataforma notificará este hecho a la autoridad de control cuando sea legalmente obligatorio.
16.1. La Plataforma no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio o daño reputacional de EL CLIENTE derivados del uso o de la imposibilidad de uso de los servicios, salvo que medie dolo o culpa grave declarados judicialmente.
16.2. La responsabilidad total de La Plataforma, por cualquier concepto y en cualquier circunstancia, estará limitada al valor de la última anualidad efectivamente pagada por EL CLIENTE.
16.3. Las limitaciones de esta cláusula no aplican en caso de violación dolosa de la confidencialidad (Cláusula 10) ni de los datos personales o datos sensibles (Cláusula 11), ni en los eventos en que la ley colombiana prohíba limitar la responsabilidad (daños a la vida, la integridad o la salud de las personas).
Cualquier controversia, diferencia o desacuerdo que surja entre las partes con ocasión del presente contrato, incluidas las relativas a su existencia, validez, interpretación, ejecución, cumplimiento, terminación o liquidación, será resuelta mediante tribunal de arbitramento administrado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, de conformidad con el Reglamento de Arbitraje vigente al momento de la presentación de la solicitud. El tribunal estará integrado por un (1) árbitro designado de común acuerdo por las partes o, en su defecto, por la Cámara de Comercio de Bogotá mediante sorteo. El laudo arbitral será definitivo, vinculante y de obligatorio cumplimiento, y las partes renuncian expresamente a cualquier recurso contra el mismo, salvo los previstos en la Ley 1563 de 2012. Las partes se acogen al pacto arbitral contenido en esta cláusula como mecanismo exclusivo y excluyente de la jurisdicción ordinaria.
18.1. Todas las comunicaciones entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones registradas por EL CLIENTE al momento de la suscripción y a las de La Plataforma indicadas en su sitio web oficial.
18.2. Para asuntos de cumplimiento regulatorio, seguridad de la información y reporte de incidentes, las comunicaciones se dirigirán a cumplimiento@lexintellecta.com. Las notificaciones enviadas a esta dirección se entenderán recibidas en la fecha de envío, sin perjuicio de la obligación de La Plataforma de acusar recibo dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes.
18.3. EL CLIENTE es responsable de mantener actualizada su dirección de correo electrónico y de notificar cualquier cambio dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mismo.
19.1. EL CLIENTE declara que ha leído, entendido y aceptado todas y cada una de las cláusulas del presente contrato sin reserva alguna, en particular las relativas a no cancelación anticipada (Cláusula 5), confidencialidad reforzada (Cláusula 10), tratamiento de datos sensibles (Cláusula 11), auditorías (Cláusula 12), limitación de responsabilidad (Cláusula 16) y solución de controversias (Cláusula 17).
19.2. La aceptación se perfecciona al hacer clic en "Acepto los términos y condiciones para Entidades Vigiladas" durante el proceso de pago, o al suscribir el formulario correspondiente. La manifestación de voluntad constituye firma electrónica vinculante en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.
19.3. La Plataforma conservará constancia de la aceptación electrónica y la pondrá a disposición de EL CLIENTE y de la autoridad de control cuando sea requerida.
Para constancia, La Plataforma emite este contrato como documento electrónico vinculante, con plenos efectos jurídicos.
_________________________
LEX INTELLECTA S.A.S. — La Plataforma
(Aceptación electrónica)
_________________________
EL CLIENTE — Entidad Vigilada
(Aceptación electrónica o firma física)
Este contrato se perfecciona al hacer clic en "Acepto" al momento de la vinculación. La aceptación constituye firma electrónica vinculante en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.
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