Manual del Administrador
Esta guía te lleva paso a paso por todo lo que puedes hacer desde el portal del administrador del Plan Empresarial Lex Intellecta. Léela una vez al iniciar y vuelve cuando lo necesites — está pensada para consulta puntual.
Acceso al portal
El portal del administrador no usa contraseña. Cada vez que necesites entrar, te enviamos a tu correo institucional un enlace seguro de un solo uso (magic link) con vigencia de 30 minutos.
Entra a la página de acceso
Abre lexintellecta.com/empresa en tu navegador. Te aparece el formulario de acceso.
Pon tu correo institucional
El correo debe ser exactamente el que registramos al activar tu empresa. Si no recuerdas cuál fue, escribe a tu account manager.
Recibes el magic link en tu correo
Llega en menos de un minuto. Si no aparece, revisa la carpeta de Spam o solicita un nuevo enlace al cabo de un par de minutos.
Click en el enlace
Te abre el dashboard con sesión activa por 12 horas. Después de ese tiempo, simplemente repite el proceso.
Si cambia el administrador en tu empresa: notifícanos a empresas@lexintellecta.com con el nuevo correo y la cédula del nuevo responsable. Actualizamos el dato en menos de 1 día hábil.
Dashboard
Al entrar al portal lo primero que ves es el resumen del mes. Los datos se actualizan en tiempo real.
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Beneficiarios activos | Total de colaboradores afiliados con acceso al beneficio en este momento. |
| Consultas del mes | Cuántas consultas Lex Orientación pagadas se hicieron en el mes calendario en curso. |
| Consultas total | Acumulado histórico desde la activación del Plan. |
| Ahorro del mes | Diferencia entre la tarifa pública ($49.000) y la tarifa preferencial de tu empresa ($15.000) multiplicada por las consultas del mes. Es el "valor en plata" del beneficio para tus colaboradores. |
| Top 5 áreas legales | Las áreas más consultadas por tu equipo. Útil para decisiones de bienestar y comunicación interna (sin identificar personas). |
Gestión de Beneficiarios
Carga masiva (recomendada para inicio)
Descarga la plantilla CSV
En el portal, sección Beneficiarios → Carga masiva, click en Descargar plantilla. Trae los campos: email, nombre, cedula, cargo, area, telefono. Solo email es obligatorio.
Llena la plantilla en Excel o Google Sheets
Asegúrate de guardar el archivo como CSV con codificación UTF-8 (esto es crítico — sin UTF-8 los acentos se rompen).
Súbelo al portal
Drag-and-drop sobre el área de carga o click en Seleccionar archivo. El sistema te muestra cuántas filas detectó y te pide confirmación.
Verifica el resultado
El portal te indica cuántos registros se crearon y cuántos se ignoraron por estar duplicados (ya existían). Los emails inválidos se descartan silenciosamente.
Alta individual
Para añadir un solo beneficiario, sección Beneficiarios → Añadir individual. Diligencias el correo y los campos opcionales y guardas. Aparece de inmediato en la lista.
Desafiliar
En la lista de Beneficiarios, click en el ícono de papelera junto al nombre. El sistema pide confirmación. Tras confirmar:
- El estado del beneficiario cambia a desafiliado (no se borra del histórico).
- El siguiente intento de consulta de esa persona ya no recibirá la tarifa preferencial.
- Las consultas previas se conservan en el histórico anonimizado.
Importante: desafiliar a un colaborador no borra los datos personales que él/ella entregó voluntariamente al consultar (esos son nuestros como Responsable Independiente). Para ejercer derechos sobre esos datos, el titular debe escribir a habeasdata@lexintellecta.com.
Histórico de consultas
La sección Consultas muestra las últimas 100 consultas pagadas en tu empresa, con esta información:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| ID corto | Identificador parcial de la consulta (los primeros 12 caracteres). |
| Email anonimizado | Primeras 3 letras del email + dominio. Ejemplo: jua***@empresa.com. |
| Precio cobrado | El valor que pagó el beneficiario (típicamente $15.000 si fue Lex Orientación). |
| Estado MP | Estado del pago (approved, pending). |
| Estado de la llamada | completed, in_progress, no_show, failed. |
| Área legal | La categoría legal identificada (laboral, salud, familia, etc.). |
| Fecha | Cuándo se inició la consulta. |
No verás: el contenido de la consulta, los hechos relatados, el documento generado, los datos personales completos del beneficiario.
Facturas
Cada primer día calendario del mes, el sistema cierra el periodo anterior y emite una factura mensual.
Lo que verás en cada factura
- Periodo: mes y año del cierre.
- Fee base: el valor pactado en el Anexo 1 (típicamente $4.000.000).
- Consultas incluidas: si tu plan negoció cuota incluida, aparece aquí. Por defecto es 0.
- Consultas usadas: total de consultas del mes.
- Consultas extras: si superaste la cuota incluida (cuando aplica).
- Monto extras: precio_extra × consultas_extras (cuando aplica).
- Total: Fee + monto extras.
- Estado: pendiente, emitida, pagada, vencida, anulada.
El cobro por consulta de cada beneficiario lo paga el beneficiario directamente vía MercadoPago al iniciar la consulta. Esos pagos no se incluyen en la factura a tu empresa.
Anuncio interno al equipo
Te entregamos una plantilla editable para que la firma del anuncio sea de tu RRHH (no de Lex Intellecta). La plantilla está pensada para que el lector se reconozca antes de leer la palabra "abogado" y para que la confidencialidad quede explícita desde el inicio.
Solicítala a tu account manager. Recomendamos enviarla un martes o miércoles a media mañana, después de cargar al menos el 80% de los Beneficiarios. Tu account manager puede revisar la versión final antes del envío masivo.
Qué ves y qué no
El portal está diseñado para que el administrador pueda gestionar el beneficio sin acceder al contenido individual de las consultas. Esa es la confianza que sostiene el servicio frente a tus colaboradores.
| Como administrador | SÍ ves | NO ves |
|---|---|---|
| Métricas | Consultas mensuales, áreas legales, ahorro | Quién consultó qué |
| Beneficiarios | Lista, estado, fecha de afiliación | Si han consultado o no |
| Consultas | Email anonimizado, área, estado, precio | Hechos del caso, documento generado, transcripción |
| Datos sensibles | Nada — están protegidos por Habeas Data | Salud, familia, situación financiera, antecedentes |
Soporte y contacto
| Tema | Canal |
|---|---|
| Incidencias técnicas (no entra al portal, error en carga, etc.) | soporte@lexintellecta.com |
| Comerciales / cuenta / facturación | empresas@lexintellecta.com |
| Habeas Data (derechos del titular) | habeasdata@lexintellecta.com |
| Tel / WhatsApp | +57 601 915 9066 |
Preguntas frecuentes del administrador
¿Y si despido a un colaborador que ya tenía consultas?
Lo desafilias del portal, pero las consultas que él/ella hizo siguen siendo confidenciales del beneficiario. Tú no ganas acceso al contenido por el cambio de su situación laboral. Las consultas previas seguirán contando en el histórico anonimizado.
¿Y si un colaborador me pide ayuda con un caso?
El canal correcto es la plataforma directamente. Si te lo cuentan, recuérdale que en el portal habla con un asesor especializado y que la conversación es confidencial. RRHH no debería convertirse en intermediario legal — ese es justamente el problema que el beneficio resuelve.
¿Puedo ver cuántas consultas hizo Juan en particular?
No. Aunque seas administrador, el sistema no te muestra consultas atribuibles a un beneficiario específico. Solo agregados.
¿Qué pasa si un colaborador inicia una consulta contra la empresa?
El sistema rechaza la consulta y notifica al asesor que es un caso excluido (Cláusula 4.5 del Contrato Marco). El beneficiario es orientado a buscar asesoría externa.
¿Cómo cancelo el contrato si quiero?
El Contrato Marco prevé terminación unilateral con preaviso de 60 días calendario, sin penalidad. Notifícanos por escrito a empresas@lexintellecta.com.